De stille leegloop: Als je 60-plusser de deur uitloopt, verdwijnt er een stuk meer dan je denkt…
Stel, je meest ervaren medewerkers gaan met pensioen. Je organiseert een afscheidsborrel. Er is taart. Iemand houdt een speech. En dan zijn ze weg. Wat er ook weg is, zie je pas drie maanden later. Als een klant vraagt naar de afspraken die "altijd zo liepen." Als een collega zoekt naar waarom jullie drie jaar geleden die beslissing namen. Als niemand meer precies weet wie je bij leverancier X moet hebben.
"Kennis die jarenlang vanzelfsprekend was, blijkt plots nergens opgeschreven."
Hoewel steeds meer mensen na hun AOW-leeftijd blijven doorwerken, is dat voor de meesten geen vanzelfsprekendheid. Uit CBS-cijfers blijkt dat nog geen 15 procent van de 67-plussers betaald werk doet. De rest stopt, ook als de organisatie daar helemaal niet klaar voor is.
Onlangs zag ik het nog in een van mijn workshops. Een docent, tientallen jaren in het onderwijs, vertelde hoe hij zijn lessen had leren bouwen: didactische keuzes die hij op gevoel maakt, de manier waarop hij een band opbouwt met een klas, hoe hij praktijkvoorbeelden verweven heeft geraakt in elk onderdeel van zijn programma. Kennis die je niet in een syllabus terugvindt. "Ik ga in augustus met pensioen," zei hij. "Maar er is geen tijd voor kennisoverdracht."
Wat zonde. Niet alleen voor hem, voor de collega’s die na hem komen en voor de onderwijskwaliteit in het algemeen. Want hoeveel sneller zou een nieuwe docent groeien als hij de kennis gewoon meekreeg? Hoeveel afhakers in het onderwijs zouden blijven als de leercurve minder steil was?
Dit is geen uitzondering. Onderzoekers van de Victoria University of Wellington onderzochten wat er werkelijk verloren gaat als een oudere expert een organisatie verlaat. Het gaat niet alleen om vakkennis. Het gaat om vier lagen:
- Vakinhoudelijke expertise: opgebouwd in twintig, dertig jaar. Wie lost het technische probleem op dat de jongere collega nog nooit heeft gezien?
- Relatie- en netwerkkennis: wie bel je bij leverancier X als de standaardprocedure vastloopt? Wie kent de contactpersoon die altijd wat speelruimte heeft?
- Organisatiegeheugen: waarom is die afdeling ooit gesplitst? Waarom werkt die aanpak hier wel en elders niet? De ongeschreven regels die de organisatie bij elkaar houden.
- Kennis van systemen en processen: hoe alles in elkaar grijpt, ook wat nergens staat. De stappen die niemand ooit heeft opgeschreven omdat ze altijd vanzelf gingen.
Alleen dat eerste punt staat soms in een functieomschrijving. De rest zit in het hoofd van je medewerker.
“Informatie kan je delen, kennis niet.”
Wat we niet opschrijven, verdwijnt
We maken onderscheid tussen twee soorten kennis. Expliciete kennis is alles wat je kunt opschrijven: procedures, handleidingen, databases. Impliciete kennis, is alles wat iemand weet door jarenlange ervaring, maar moeilijk in woorden te vatten.
American Management Association onderzocht dat organisaties gemiddeld 42 procent van hun institutionele kennis verliezen als een ervaren medewerker vertrekt zonder overdracht.
Wat je nu al kunt doen
Kennisverlies voorkomen begint niet op de laatste werkdag. Het begint jaren eerder, als er nog genoeg tijd is om kennis zichtbaar te maken en over te dragen. Een paar concrete stappen:
- Breng de stille kennis in beeld. Vraag uw ervaren medewerkers: welke situaties pakken jullie anders aan dan een nieuwkomer zou doen? Wat is er misgelopen in het verleden en wat hebben jullie daarvan geleerd? Die gesprekken leveren meer op dan een standaard exitgesprek.
- Koppel ervaren medewerkers aan jongere collega’s. Niet alleen om taken over te dragen, maar om samen te werken. Leren door te doen werkt beter dan leren uit documentatie. Zo leert oud ook van jong over bijvoorbeeld AI.
- Geef de overdracht de tijd. Een goede kennisoverdracht duurt geen weken, maar maanden. Sommige organisaties starten dit proces al een jaar voor de pensioendatum.
- Houd de deur open. Steeds meer organisaties houden pensioengerechtigde medewerkers langer in dienst in een adviseursfunctie of via een seniorenpool. Zo blijft de kennis beschikbaar, ook na de officiële laatste werkdag en de medewerker voelt dat zijn ervaring er nog toe doet.
“Kennisoverdracht wordt nog te vaak gezien als een administratieve afsluiting. Terwijl het eigenlijk een investering is in de toekomst van de organisatie.”
Meer weten over hoe je kennisoverdracht structureel aanpakt? Beyond Retire begeleidt organisaties om de laatste fase van de loopbaan waardevol te maken, voor de medewerker en de organisatie. Kijk op beyondretire.nl of mail naar thijn@beyondretire.nl.
Bronnen:
Joe, Yoong & Patel (2013). Knowledge loss when older experts leave knowledge-intensive organisations. Journal of Knowledge Management, 17(6), 913–927.
Knowledge loss induced by organizational member turnover. The Learning Organization, 30(2), 117–136.
