AVG: werkgevers moeten verzamelde cv’s anonimiseren of wissen

Op 25 mei treedt de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in werking. Voor de werkgevers en intermediairs die sollicitanten niet akkoord hebben laten gaan met een ‘recruitment proof AVG statement’, betekent dit dat cv’s ouder dan vier weken uit het systeem verwijderd moeten worden. Op basis van onderzoek, gedaan door de Intelligence Group, is de inschatting dat vele honderden miljoenen cv’s moeten worden gewist of geanonimiseerd.
 

Belangrijkste resultaten

Uit het onderzoek naar de top-100 meest favoriete werkgevers en top-25 grootste (uitzend)bureaus komt het volgende naar voren:

• Dat 39% van de grootste werkgevers geen privacystatement hebben met daarin verwijzingen naar de verwerking van cv’s of sollicitanten en derhalve niet ‘AVG recruitment proof’ zijn.
• Bij één op de drie werkgevers wordt geen privacystatement voorgelegd of wordt niet om toestemming gevraagd (opt-in) bij de sollicitant alvorens te solliciteren.
• 23 Van de 25 grootste intermediairs hebben een privacystatement waarin wordt omgeschreven wat er met de cv’s gebeurt na sollicitatie, zoals de bewaartermijn. Echter, bij één op de drie (33%) kan de sollicitant solliciteren, zonder dat zij akkoord moet gaat met het privacystatement.
   

‘AVG recruitment proof’ privacyverklaring

De AVG heeft veel consequenties voor bedrijven actief in recruitment, met name om de privacy van kandidaten te garanderen. De verwachting is dat het ongevraagd verspreiden van cv’s gaat stoppen na 25 mei 2018. Dit omdat de Autoriteit Persoonsgegevens boetes gaat uitdelen. Met dit onderzoek constateert de Intelligence Group de volgende problemen:

• Er kan bij veel werkgevers en intermediairs gesolliciteerd worden zonder dat een sollicitant akkoord hoeft te gaan met privacyvoorwaarden.
• Sollicitanten gaan akkoord met het algemene privacy beleid van een bedrijf, waarin niets wordt benoemd over de cv’s of sollicitaties. 
   

Opschoning voorkomen

Om te voorkomen dat alle cv’s, ouder dan een maand, verwijderd moeten worden, is het noodzaak dat sollicitanten akkoord gaan met het privacystatement dat verwijzingen maakt naar de desbetreffende onderwerpen. Hierin dienen expliciet de rechten van de sollicitant, de verwerking van het cv, de bewaartermijn en de doelen van de verwerking worden vastgelegd. Dit betekent voor veel werkgevers en intermediairs dat zij de personen in hun database alsnog moeten vragen om toestemming. 

Zonder toestemming zal wissen of anonimiseren de enige mogelijkheid zijn. Sollicitanten horen namelijk akkoord te geven op de bewaartermijn, verspreiding en verwerking van het cv. Daarnaast moet er akkoord gegeven worden op het doel van het gebruik van deze gegevens. Vaak staat er in een privacystatement ook een bepaling over de rechten van de sollicitanten, zoals het bezwaartermijn dat ze hebben en het recht van inzage. 
 

Voorbereiden op AVG-wet

Een goed en relevant privacystatement zegt iets over de professionaliteit van recruiters. Respect voor de privacygegevens van een kandidaat reflecteert een krachtig merk. Zo bereid je je voor op de nieuwe AVG-wet: 

• Check of er een privacystatement is op uw eigen website. Bekijk ook of er niet meer informatie wordt gevraagd dan noodzakelijk.
• Check of het privacystatement van toepassing is op recruitment.
• Check of er een Functionaris Gegevensbescherming benoemd moet worden.
• Kom met het team van recruitment bij elkaar en bespreek welke aanpassingen gemaakt moeten worden op de site.
• Neem het serieus. De boetes liegen er niet om (maximaal € 20.000.000 of 4% van de wereldwijde jaaromzet) evenals reputatieschade.
• Vraag aan iedereen van wie u de gegevens in uw systeem wilt behouden vóór 25 mei opnieuw toestemming.
• Verplaats u eens in de sollicitant: zou u – op basis van de getroffen maatregelen – het gevoel hebben dat uw gegevens veilig en zorgvuldig verwerkt worden?

Bron: HR Praktijk